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Bogotá, Colombia
Planeación de un evento exitoso
"La planificación es uno de los pasos más importantes, ya que es el momento en el que debes visionar todo lo que quieres para ese día. Desde el envío de las invitaciones hasta el recordatorio que vas a entregar al cierre del evento."

Cuando piensas en realizar un evento siempre te imaginas ese día rodeado de gente disfrutando, compartiendo, bailando. Pero detrás de todo lo que se presenta ese día hay miles de detalles que se deben planear con tiempo para que todo salga perfecto. En esta oportunidad te quiero enseñar dos pasos que se deben tener en cuenta para ese valioso día. Antes de comenzar debes tener claro ¿Qué esperas de tu evento?, aunque parezca obvio para muchos ya que la palabra “evento” encierra un sin número de connotaciones como celebración, homenaje, fiesta, rumba. Siempre debe haber un objetivo claro para tu reunión. De este objetivo, su planificación y puesta en marcha depende que sea un éxito o un fracaso para el anfitrión. Para que todo salga como siempre lo has soñado es importante tener claro la planificación y la producción.

La planificación es uno de los pasos más importantes ya que es el momento en el que debes visionar todo lo que quieres para ese día. Desde el envío de las invitaciones hasta el recordatorio que vas a entregar al cierre del evento. Pero antes de dar marcha a dicha organización debes tener en cuenta tu presupuesto para no desfasarte en gastos. A partir de ese presupuesto debes realizar una lista de detalles que puedes incluir o excluir.

Para realizar todos los detalles debes decidir tu equipo de trabajo teniendo en cuenta tus límites personales ya que de acuerdo a la dimensión que tendrá tu evento debes delegar o no funciones; o dejarle todo a un experto y tú simplemente coordinas. Existen numerosas empresas como agencias de eventos, organizadores de ferias y exposiciones, convenciones y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, etc. que te pueden colaborar ubicándote el sitio, la comida, decoración y música. No olvides de incluir el tiempo factor primordial en dicha realización. para esto puedes organizar un cronograma de actividades previas al evento donde incluyas visita a proveedores, diseño de invitaciones, confirmación de invitados o visita a diferentes sitios, etc.

Luego de tener claro tu planificación debe comenzar la etapa de producción; en esta etapa ya tienes claro todo lo que quieres para tu evento, es decir el objetivo está claro. Entonces el lugar ya está decidido y apartado, la comida elegida y la decoración ya está determinada. Las invitaciones deben estar listas para enviarlas. Todos los detalles deben estar en marcha. En este momento puedes corregir e incluir nuevos detalles. Es importante realizar un ensayo previo al día del evento.

Después de la planificación y la producción viene el gran día donde se pone en marcha todos los detalles esperados. Todo depende de nuestra organización en estos dos pasos.


    
Por EventoSociales
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